Méthodologie email

Organisation, système de classement

“Inbox zero”

Bonnes pratiques - envoi de mails

Selon le “Email Charter” de Chris Anderson:

  • Respect Recipients’ Time : minimize the time your email will take to process.
  • Be Easy to Process. Celebrate Clarity : crisp sentences, unambiguous questions, keep it short.
  • Choose Clear Subject Lines.
  • Short or Slow is not Rude : it’s OK if replies take a while coming and if they don’t give detailed responses to all your questions.
  • No Open-Ended Questions. Bad: “Thoughts?”. Good: figure out how you can offer people simple yes/no questions - or multiple choice! “When you have a moment could you let me know if you’re A) firmly in favor, B) mildly in favor C) against or D) no opinion.”
  • Think Before you cc : Most of them are unneccessary, and they are hard to get rid of. The rule should be: for every additional cc, you must increase the time you spend making sure your outgoing email is crisp and that it’s clear who needs to respond, if anyone.
  • When there are multiple recipients, please don’t default to ‘Reply All’. Maybe you only need to cc a couple of people on the original thread. Or none.
  • Attack Attachments : Don’t use them unless they’re critical. Don’t use graphics files as logos or signatures that appear as attachments. Time is wasted trying to see if there’s something to open. Even worse is sending text as an attachment when it could have been included in the body of the email.

Recommendations selon RFC 1855 Netiquette Guidelines (1995):

  • Soyez concis, sans être excessivement bref. Lorsque vous répondez à un message, citez suffisamment de texte original pour être compris, mais pas plus. Il est extrêmement de mauvais goût de répondre simplement à un message, en reprenant tout le message reçu : supprimez tout ce qui est hors propos.
  • Si vous estimez que l’importance d’un message le justifie, répondez brièvement immédiatement pour signaler à l’expéditeur que vous l’avez reçu, même si vous allez répondre plus longuement ultérieurement.
  • Si vous mettez une signature, gardez-la courte. Une bonne chose est de ne pas dépasser 4 lignes.
  • Soyez conscient de la longueur des messages que vous envoyez. Annexer de grands fichiers, tels que des documents en Postscript ou des programmes, peut rendre vos messages si grands qu’ils peuvent ne pas être transmis ou au moins consommer une part exagérée de ressources. Une bonne règle sera de ne pas envoyer de fichier dépassant les 50 Ko. Comme alternative, réfléchissez au transfert de fichier, ou à découper le fichier en morceaux plus petits et à les envoyer séparément.

Bonnes pratiques - réception

Se protéger

  • Pas de notification

  • Configurer des filtres (mais si vous n’allez de toute façons pas les lire… unsubscribe)

  • “have a no-tolerance unsubscribe trigger. Constantly, constantly unsubscribe from things”

  • Application différente pour le mail “travail / école” et le mail “vie privée”

  • Ne pas consulter si on n’a pas le temps de répondre

  • Définir des heures de consultation